Descripción de Producto

afmMynet es la solución que le permite gestionar fácilmente todos sus documentos y agilizar sus tareas administrativas frecuentes dentro de un entorno colaborativo de uso muy sencillo.

afmMynet es una solución de intranet/extranet colaborativa de rápida implantación, sencilla en su uso pero potente en sus resultados. Sus principales ventajas son:

1. La Gestión Documental: es muy ágil en la gestión de los documentos y registros ya que para introducirlos únicamente es necesario rellenar formularios web que previamente habrán sido configurados por su propio personal, según los criterios de archivo que deseen. Todos los documentos y registros quedarán convenientemente clasificados y localizables.

2. Las Tareas Administrativas: cualquier persona que su empresa designe, podrá diseñar en la intranet los procesos y flujos de trabajo siguiendo la propia estructura empresarial, sin necesidad del apoyo de los técnicos en informática, pues la herramienta le ayuda a hacerlo de forma gráfica e intuitiva, lo que supone un ahorro de tiempo y coste. Con afmMynet conseguirá que todas las personas implicadas en cada uno de los procesos (compras, comercial, RRHH, etc.) estén perfectamente informados de cada hito y que nada escape al control.

3. El Entorno Colaborativo: al ser de uso tan sencillo permite a todo el personal de la empresa participar en las tareas administrativas que le afectan y aportar la información necesaria para el correcto funcionamiento de su empresa. Con ello conseguirá automatizar algunos trabajos que seguramente hoy en día supone una pérdida de tiempo de parte de su personal. Y todo esto manejado y administrado desde un navegador web, con una agradable interfaz integrada con las aplicaciones ofimáticas de Microsoft y accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Funcionalidades

Definición de la estructura de la compañia

Mediante un asistente un administrador de afmMynet define los departamentos, áreas, secciones y puestos dentro del organigrama de la compañía y asigna usuarios a cada puesto. Para agilizar y simplificar este proceso, afmMynet establece unos parámetros de seguridad de acceso a contenidos predeterminados que posteriormente pueden ser modificados por los administradores de la intranet (para restringir, por ejemplo, el acceso al área de RRHH).

Administración de Documentos

afmMynet incluye un potente gestor documental que simplifica las habituales tareas de edición, versionado, clasificación, distribución y búsqueda de los documentos que se manejan día a día. Con tan sólo identificar su tipología (por ejemplo un contrato, un manual, una carta, una tarifa, una oferta, etc.) el asistente de publicación le presentará la información que permite clasificar dicho documento con un sencillo formulario web.

Modelado de procesos de negocio

La tramitación de una hoja de demanda, nota de gastos o solicitud de vacaciones puede tener tratamientos diferentes para cada empresa. afmMynet proporciona formularios predefinidos con flujos de trabajo asociados junto con un diseñador gráfico de procesos que permite a los usuarios adaptarlos a las necesidades de su empresa sin necesidad de conocimientos técnicos, así como modelar otros procesos de su negocio.

Con el fin de simplificar al máximo la puesta en marcha de esta intranet, afmMynet proporciona una serie de procesos administrativos listos para ser utilizados en los que se incluyen los registros electrónicos necesarios, los formularios web para crear y mantener los mismos, una serie de filtros predeterminados para su consulta y seguimiento y los flujos de trabajo que gestionan las etapas y actividades de cada proceso.

Procesos que incluye la herramienta

Tramitación de ausencias y vacaciones

Mediante un sencillo formulario web cualquier empleado podrá elaborar sus solicitudes de vacaciones o ausencias. El flujo de trabajo que incluye este proceso se encargará de notificar a las personas adecuadas para que aprueben dicha solicitud a la vez que mantiene al empleado informado en todo momento sobre su estado. Adicionalmente incluye un calendario que presenta de forma unificada y visual todas las solicitudes de vacaciones aprobadas.

Tramitación de reserva de recursos

Reservar una sala de reuniones, de formación, proyectores o cualquier tipo de recurso es más sencillos ahora con afmMynet. Mediante un formulario, cualquier empleado puede solicitar la reserva de los recursos definidos. El flujo de aprobación incluido en la solución notificará a las personas adecuadas y mantendrá informado al empleado en todo momento. También se incluye un calendario al que cualquier usuario puede acceder para consultar la disponibilidad de los recursos.

Tramitación de averías

La notificación y el seguimiento de las averías con afmMynet son procesos más sencillos de gestionar. Cualquier usuario puede registrar una notificación de avería mediante un formulario web. Gracias al flujo de trabajo, esta notificación se dirigirá a la persona adecuada. Como siempre, el usuario tendrá en todo momento una visión del estado de su avería tanto por correo electrónico como a través de la página principal de la intranet.

Tramitación de hojas de demanda

Este proceso facilita a los empleados el registro de solicitudes de compra y su tramitación a través de las personas adecuadas en la compañía. Cualquier usuario podrá cumplimentar un formulario (mediante Microsoft Word, Excel, Adobe Acrobat, o cualquier herramienta que maneje) y publicarlo en el registro de hojas de demanda. Una vez publicado, y en función de las directivas de la empresa se solicitará la aprobación de la misma a las personas adecuadas. Como siempre, el emisor de la misma tendrá constancia en todo momento del estado de su solicitud.

Tramitación de notas de gasto

Mediante este proceso los empleados pueden redactar y tramitar sus notas de gastos y publicarlas en el registro que afmMynet tiene previsto para la misma. Un flujo de trabajo asociado a estas notas de gasto conducirá la misma a través de las personas para que procedan a su revisión, aprobación, contabilización o liquidación. afmMynet proporciona un flujo de trabajo pre-definido que puede ser adaptado por los usuarios a sus necesidades.

Otras características

Navegación estilo Microsoft Outlook. El interfaz de navegación es familiar a los usuarios lo cual reduce el impacto de implantación.
Registro de tablón de avisos. Cualquier usuario puede publicar una nota en el tablón de avisos. El resto de usuarios mediante un sencillo indicador visual sabrán que hay notas pendientes de leer.
Libreta de contactos general y departamental. afmMynet permite crear y mantener libretas de contactos globales para toda la compañía y particulares por departamento, evitando así la duplicación de contactos entre los empleados.
Enlaces generales y enlaces por departamento. Tanto a nivel global como departamental, dispone de una relación de enlaces web de uso común. Así por ejemplo, los usuarios del área de RRHH pueden disponer de enlaces a información de frecuente consulta como legislación laboral, acceso al sistema RED de la Seguridad Social, etc. Por otro lado los usuarios de contabilidad pueden disponer de accesos rápidos a la banca electrónica, al calendario del contribuyente o a información fiscal.
Mis favoritos por usuario. Además de los enlaces compartidos con el resto de la empresa, cualquier usuario puede mantener una relación de sus enlaces web favoritos.